1日で出来ることは意外と少ない! まずは、Googleカレンダーで徹底管理してみる

メモを書いている様子

2017年3月5日生き方

多くの仕事には期日があって、その期日に間に合わせるようにスケジュールを立てて進めていくのですが、その複数の仕事が同時進行してくるとよく分からなくなってきます。

私の場合は、タスクリストを常に更新して、それを見ながら行っていたのですが、数が増えてくるとどうもイライラしてしまう傾向があったのでやり方を見直してみました。

もしかしたら、私と同じ様なひともいるかとも思うので、やったことをシェアしておきます。

 

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1日でできることを過大評価しすぎる

タスクリスト
たぶん多くの人は、自分が1日で出来ることを過大評価しすぎていると思います。

上記は、私のタスクリストなんですが、これをとにかく全部一日でしようとして、

うえせい
ああ、今日も全部できなっかた

なんてことは、結構しょっちゅうあります。

なんで、こんなことになるのかを自分で考えてみました。

 

寝る時間や食事の時間を計算してない

ここが、大きいのですが、何か新しいことにチャレンジしようとするときにやりがちなんですが自分の一週間の予定とか、何にどのくらいの時間を使っているかを把握もせずに

A さん
朝早起きしてやろう!

とか

B さん
夜の寝る時間を遅くしよう!

なんて、考えがち。

でも、睡眠時間を削るなどして作った時間で継続してできるようになることは少ないのです。

睡眠時間というのは、自分にあった十分な時間をとるようにしないと、起きている時間のパフォーマンスが下がって、結果トータル的な生産性が下がるようになります。

どうやら、遺伝子の関係で多く寝ないといけない人が無理しても、結局ダメのようですね。

可処分時間が少ないことを理解する

どうしても必要な「寝る時間」や「食事の時間」(私の場合は支度の時間も含めて)など、1日でどうしても必要な時間を先に確保していくことにしました。

その上で、残った時間に「仕事(やること)」を割り振っていくことにしました。

うえせいのスケジュール

実際に「寝る時間」や「食事の時間」の他にルーチンワークなど、毎日習慣でやっていることを先に埋めていくと、意外と残った時間はそれほど多くないことがわかります。

ここに、「仕事(やること)」を埋めていくわけですが、少ない時間の中に入れていくので、少しは余裕をみて組んでも、すぐにいっぱいいっぱいになってくことが可視化できます。

ちなみに、私はスケジュール管理は主にGoogleカレンダーで行っています。
Googleカレンダーだと、iPhone、Androidまたは、WindowsやMacといったOSやデバイスに関係なく見るとこができますし、多くのアプリと連携が簡単にできます。

その上、必要カレンダーは共有することも可能ですので、私の場合はセレッソ大阪の試合スケジュールを自分のカレンダーに共有して、先にスケジュールとして入れています。

 

「今日もできなかった」という烙印を自分に押さなくて良くなる

たくさんのタスクを、期限と優先順位だけでやっていこうとすると、いつまでたっても「今日は完了した!」という達成感が無いばかりか、電話やメールで割り込んでこられた仕事によって、

うえせい
結局なにもできなかった・・・

などというダメの烙印を自分で押さなくてもよくなります。

もともと、少ない時間に、メールや電話で割り込まれた仕事を優先してやっていると、予定していたことが何もできないぞ!ということが、可視化されているだけで、仕事のやり方は大きく変わってきます。

その上、仕事をやっている時の集中力が全然違います。

 

【まとめ】私は自営業者ですが、サラリーマンでも同じですよね

うえせいイラスト
サラリーマンの場合は、勤務時間中に「ランニング」とかいう項目はないでしょうけど、就業時間中にいかに効率よく仕事をしていくか?ということが重要です。

一日の予定をみて「やること」でいっぱいになっているのに、そこに新たにメールをすぐに返信したり、電話にでて新たに仕事を受けたりしているとどんどん遅れが生じます。

残業は認められない世の中になってきていますから、そうなってくると「遅延」ということになりかねません。

ただただ目の前に入ってきた仕事をこなすというスタイルより、いかに効率よく仕事をしていくかということが大切になってきますね。

私の場合は次の3ステップで効率化を図りました。

うえせい

  • 「食う」「寝る」「遊ぶ」を先に予定に入れてしまう
  • タスクに必要な時間を割り出す
  • 予定表に全部いれてしまう

アポイントだけでなく、かかっている時間を可視化するだけで効果ありますよ。

では、また。テリマカシ。

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【本名】
上原誠司(合同会社うえせいや代表社員社長)
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2017年3月5日生き方

Posted by 合同会社うえせいや 代表うえせい